बिलिंग सॉफ़्टवेयर या पूरा ERP: अपने बिज़नेस के लिए कैसे चुनें

कई बिज़नेस स्प्रेडशीट में इनवॉइस बनाकर शुरू करते हैं, फिर वह छोटी पड़ जाती है। अगला कदम या तो बिलिंग सॉफ़्टवेयर होता है या ERP। दोनों एक चीज़ नहीं हैं, और सही चुनाव इस पर निर्भर है कि बिज़नेस के कितने हिस्सों को एक ही आँकड़े साझा करने हैं।

बिलिंग सॉफ़्टवेयर क्या करता है

बिलिंग सॉफ़्टवेयर इनवॉइस और कोटेशन बनाता है, भुगतान दर्ज करता है और दिखाता है कि किसका पैसा बाकी है। अच्छा बिलिंग सॉफ़्टवेयर यह भी करता है:

• आपका लोगो, इनवॉइस नंबरिंग और आपके अकाउंटेंट के बताए टैक्स फ़ील्ड छापता है (भारत में GST, खाड़ी देशों में VAT)।
• हर ग्राहक का लेजर रखता है।
• बिल को PDF बनाकर ईमेल या WhatsApp से भेजता है।
• सामान बेचते हैं तो आइटम बिल होते ही स्टॉक घटाता है।
• अकाउंटेंट के लिए सेल्स और टैक्स रिपोर्ट निकालता है।

दुकान, क्लिनिक, सर्विस कंपनी या छोटे डिस्ट्रीब्यूटर के लिए अक्सर इतना ही काफ़ी है।

ERP क्या जोड़ता है

ERP कई विभागों को एक रिकॉर्ड से जोड़ता है। बिक्री से स्टॉक बदलता है, स्टॉक से ख़रीद शुरू होती है, ख़रीद अकाउंट तक पहुँचती है, और HR उसी सिस्टम में पेरोल चलाता है। ERP तब फ़ायदेमंद है जब:

• एक से ज़्यादा विभाग वही आँकड़े अलग-अलग फ़ाइलों में टाइप करते हैं।
• स्टॉक एक से ज़्यादा जगह रखा जाता है या चरणों में बनता है।
• मैनेजरों को ऐसी रिपोर्ट चाहिए जो बिक्री, स्टॉक और अकाउंट को मिलाएँ।
• कई लोगों को एक ही डेटा पर अलग-अलग अनुमति चाहिए।

बिलिंग से शुरू करें, ERP तक बढ़ें

एक बार में हमेशा के लिए चुनना ज़रूरी नहीं। आम रास्ता यह है कि पहले मॉड्यूल के रूप में बिलिंग बनाएँ, फिर ज़रूरत पड़ने पर ख़रीद, इन्वेंटरी, HR और अकाउंट जोड़ें। इस तरह बनाने पर बाद के मॉड्यूल वही ग्राहक, आइटम और इनवॉइस इस्तेमाल करते हैं।

कीमत पूछने से पहले इन सवालों के जवाब दें

• आज आप कौन-कौन से दस्तावेज़ जारी करते हैं? हर एक का एक नमूना साझा करें।
• एक साथ कितने यूज़र और काउंटर बिल बनाएँगे?
• क्या बारकोड स्कैनिंग या रसीद प्रिंटर चाहिए?
• आपका अकाउंटेंट हर महीने कौन-सी रिपोर्ट माँगता है?
• क्या Excel में ऐसा डेटा है जिसे इंपोर्ट करना होगा?

टैक्स दरें और इनवॉइस के नियम हमेशा आपके अकाउंटेंट से आने चाहिए। सॉफ़्टवेयर नियम लागू करता है, तय नहीं करता।

हमारे बिलिंग सॉफ़्टवेयर और ERP सॉफ़्टवेयर पेज हमारे बनाए मॉड्यूल बताते हैं, और प्रोजेक्ट फ़ॉर्म बिलिंग या ERP पहले से चुना हुआ खोलता है ताकि आप लिखित कीमत पा सकें।

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